サイトリニューアルを進めていくために必要な「要件定義」は、Web担当者にとって、成否にかかわるとても大切な仕事です。
しかし、具体的にどのようなことを決める必要があるのか、どのように進めればいいのかがよくわからずに、不安な方も多いのではないでしょうか。
この記事では、サイトリニューアルの心臓部ともいえる要件定義について、決めるべき内容や手順、そして後悔しないためのポイントなどを解説します。
目次
１．サイトリニューアルに必要な要件定義とは？
サイトリニューアルに必要な要件定義とは、そもそもどのようなものなのか、概要と必要とされている理由を説明します。
要件定義とは？
要件定義とは「プロジェクトの概要とシステム要件をまとめること」です。発注企業の要望を受注企業がどう実現していくか、要件を細かく整理したもので、受注企業がヒアリングしながら作成することもあれば、発注企業が自ら作成することもあります。
ただし、サイトリニューアルを行うときの要件定義では、概要とシステム要件だけじゃなく、Webサイトのコンセプトも明記することが重要です。
リニューアルの目的、今後の運用方針、誰に何を提供するWebサイトなのかといったコンセプトも明文化し、制作会社と共有することで、プロジェクトメンバー全員が共通認識を持ってリニューアルを進められます。
要件定義が必要な理由
要件定義が必要な一番大きな理由は、自社と制作会社の認識のズレを最小限に抑えるためです。
例えば、サイトリニューアルのコンセプトだけを共有しても、人によっては解釈が異なるため、発注企業が必要だと思う具体的な機能を制作会社が想定していないこともあります。そうならないために、システム要件を細かく定義していくことが大切です。
また、担当者としては、制作会社と合意した内容をエビデンスとして残しておくという意味合いもあります。決裁者がサイトリニューアルの内容を確認するためにも必要な資料です。
２．サイトリニューアルの要件定義で決めておくべきこと
サイトリニューアルの要件定義では、以下のような内容を詳細に決めていきます。
- サイトリニューアルの概要
- サイトリニューアルの背景
- サイトリニューアルのコンセプト
- 対象ページ
- 優先順位
- システム
- 予算とスケジュール
要件定義をまとめるときのポイントは、サイトリニューアルの目的・目標から逆算して要件を決めていくことです。
要件定義をすすめるときには、システムをどのようにするのか、予算はどれくらいかなどの条件面を先に考え、その枠内で要件を決定するケースが多く見られますが、コンセプトから逆算して考えないと、せっかくサイトリニューアルしても課題解決につながらない可能性があります。
また、実際に作業段階へ移ったときに、社内や制作会社と意見の不一致が生じることがありますが、原因のほとんどは要件定義があいまいなことです。認識のズレに気がつかないまま進めてしまうと、トラブルが発生し、手戻りになる、追加コストが発生してしまうことも考えられます。
自社で作るにせよ、制作会社に依頼するにせよ、要件定義にはできるだけ目を通し、必要項目が具体的に記載されているか確認するようにしましょう。
３．サイトリニューアルの要件定義決めの手順
要件定義自体は、以下の4ステップで進めます。
- 現状把握・課題整理
- 仮説検討
- 最終決定
- 要件定義書作成
①現状把握・課題整理では、現状のWebサイトのデータ分析などを行い、課題点を洗い出して整理します。
続けて、②仮説検討ではWebサイトを利用するペルソナを仮定し、コンバージョンシナリオを策定していきます。ユーザーの導線を決めると、Webサイトに不足している点や課題がより浮き彫りになるでしょう。そこから、「内部SEO」「お問い合わせ導線の改善」といった、サイトリニューアルで具体的に実施すべきことを決定します。
サイトリニューアルの方向性を決めたら、コンセプトとして落とし込み、具体的なシステム機能要件やインフラ環境を決めていきます。制作会社とのすり合わせの後、社内承認を経て要件定義を③最終決定し、④要件定義書を作成あるいは依頼すれば、確認して終了です。
４．要件定義で後悔しないためのポイント
要件定義を進めるうえで、後悔しないためのポイントを3つ紹介します。
制作会社のアドバイスを取り入れる
要件定義を進めるときには、すべてを自社で決めてしまうのではなく、プロである制作会社のアドバイスを取り入れるようにしましょう。制作会社は経験が豊富で、さまざまなアイディアを持っています。発注者側ではいくら考えても思いつかないような解決策を提案してもらえることもあるでしょう。
自分たちの知識が不足している部分など、任せられる部分は任せたほうがスムーズに進みます。
意見を明文化してもらう
専門家でない発注者側は、あいまいに意見を伝えがちです。たとえば「スマートフォン対応にしてほしい」と伝えた場合、OSや画面サイズといった細かい点で、認識に食い違いが生じる可能性があります。あいまいさを残さないよう、誰が見ても同じ解釈ができる内容にしておくことをおすすめします。
「こんなイメージではなかった」「この範囲までやってもらえると思っていた」という認識の違いはどうしても発生するものですが、最小限に抑える努力は必要です。
制作会社と密にコミュニケーションを取る
要件定義を作成するフェーズでは、意思決定を行う機会が多くなります。
この段階で制作会社と密に連絡を取り、互いの不明点をなくしておくと、そのあとの工程がスムーズに進みます。要件定義を進める間に信頼関係が確立できれば、多少のトラブルが発生しても、双方からの歩み寄りが期待できるでしょう。
５．まとめ
サイトリニューアルにおいて、要件定義は制作会社との理解の掛け違いを防ぎ、望んだ成果物を手にするための大切なフェーズです。要件定義においては、あいまいさを残すことなく、誰が読んでも同じ理解しかできないように明文化することが重要です。
要件定義の間に制作会社としっかりコミュニケーションを取り、リニューアルをスムーズに進めましょう。
